Det er gøy med hytte selv om en del av erfaringene handler
om skatt og gebyrer. Når regningene kommer, liker jeg å forstå hva jeg betaler
og å kunne sjekke om fakturaen jeg mottar er riktig. Den siste fakturaen jeg
fikk fra Fredrikstad kommune (se under) har jeg valgt å se litt nærmere på. Min første
reaksjon var at jeg synes at fakturaen er uoversiktlig og inneholdt svært
mye informasjon med liten skrift. Det var vanskelig å få oversikten.
Før jeg går videre, har jeg lyst til å reflektere litt over
forholdet mellom avsender og mottaker. I dette tilfellet er avsenderen en
kommune. Har du en hytte MÅ du forholde deg til kommunen – den er ikke i en
konkurransesituasjon. Dette medfører at du som skatteyter ofte er underlegen.
Til tider kan du vel også få inntrykk av at kommunen bare vil ha pengene dine
og at de bryr seg lite om hvordan du for eksempel opplever en faktura.
For hvordan opplever man – eller jeg – en faktura – på mer
generelt nivå? Jeg tror at mange kaster et blikk på fakturaen og håper at de
forstår den. Hvis de ikke gjør det, gir de umiddelbart opp og bare betaler.
Dette er ikke en god opplevelse. En god opplevelse er når:
- du oppfatter at avsenderen respekterer deg og er opptatt av dine interesser
- informasjon du mottar er tilpasset deg, ikke tilpasset avsenderen
- informasjon er oversiktlig, lett forståelig og ryddig satt opp
- informasjon omfatter det du trenger å vite – ikke for mye og ikke for lite
- du for eksempel får tilbud om bakgrunnsinformasjon om kostnadsutvikling, klagemuligheter og kanskje hvordan du selv kan påvirke et eller flere forhold du faktureres for
I forbindelse med fakturaer, er det vel som regel
fakturasystemet som bestemmer hvordan fakturaen blir seende ut. Dette er
imidlertid ikke mitt problem. Det finnes mange måter å omgå eller justere
fakturasystemet på. Er fakturasystemet helt håpløst, går det også an å innrømme
dette overfor mottakeren og beklage det. Kort sagt – fakturasystemet er ikke en
spesielt god begrunnelse for å sende ut dårlige fakturaer.
Mitt inntrykk er at mange av dem som faktureres ikke en gang
orker å se på fakturaen. De forventer ikke at de kommer til å forstå den. Slik
behøver det ikke være. Alt er avhengig av hvordan den som krever inn penger
utformer fakturaen.
Eksempelet faktura fra
Fredrikstad kommune
Fakturaen fra Fredrikstad kommune gir ikke en god opplevelse. Ordet opplevelse høres kanskje svulstig ut,
men jeg mener at det handler om nettopp en opplevelse: Gjennom fakturaen kan
kommunen gjøre oss glade ved at fakturaen er brukervennlig satt opp. De kan
gjøre oss forvirrete og nedstemte ved at den er dårlig satt opp. Dette handler
altså om opplevelser. Mine forslag til forbedringer er delt opp i tekst og layout. Først følger
en lengre redegjørelse om tekst. Deretter følger et avsnitt om layout:
Tekst
Fakturaen er ganske kaotisk, og teksten bidrar til å
gjøre vondt verre. Først kommer en liten dato i venstre felt, så kommer efaktura FREDRIKSTAD KOMMUNE, så kommer
kommunens logo. Det pussige er at FREDRIKSTAD KOMMUNE er satt opp også til
høyre øverst på arket, sammen med postboks og postnummer og ikke overraskende
poststedet FREDRIKSTAD. Vi får altså beskjeden om at fakturaen er fra
Fredrikstad kommune minst tre ganger.
Deretter følger øverst til høyre beskjed om
organisasjonsnummer, og kontonummer. Hvorfor er dette ikke satt opp sammen med
e-fakturainformasjonen? Og hvorfor er bankdetaljene forklart på to forskjellige
steder – både øverst til høyre og nederst der kommunen forklarer hvordan du
eventuelt kan betale ”på annen måte”?
Så kommer ordet Faktura, og en første beskjed om hva jeg skylder.
Akkurat dette er ok, selv om skriften er svært liten. Så kommer en del
bankmessige detaljer, som jeg har null interesse av siden jeg jo får en
e-faktura hvor alle detaljer ligger i min nettbank. Men dette er for så vidt
ikke noe stort problem, men det er støy som ikke behøver å være med.
Så langt kan mine tilbakemeldinger kanskje kalles
uvesentlige. Det er når selve fakturaforklaringen begynner at kaoset setter i
gang. For nå blir jeg introdusert til ordet oppdragsgiver, og oppdragsgiveren
er ÅRSGEBYR EIENDOM. Hvilket oppdrag handler dette om - er det innkreving av
skatt? Er det kommunens oppdrag eller mitt? Jeg trodde jeg skulle betale en
faktura til Fredrikstad kommune, men de er visst ikke ”oppdragsgivere”?
Jeg trodde for øvrig at det var snakk om et kvartalsgebyr,
men det er altså et årsgebyr? Hvorfor? Og hvorfor er telefonnummeret til
oppdragsgiveren satt opp inne blant mine eiendomsdetaljer? Hvorfor står det
ikke sammen med de andre adresseopplysningene fra kommunen?
Etter gårds- og bruksnummer følger disse tegnene ”/ / / 1”
Hvorfor? Og hvorfor står det ikke noe om at fakturaen gjelder en hytte. Det
kunne jo vært en nyttig presisering, men den relativt kryptiske ”gårds- og
bruksnummer” er den valgte terminologien. Dette er naturligvis helt korrekt å
bruke, men jeg tipper at et flertall først tenker på ”min hytte” når de får en
slik faktura og ikke på ”mitt gårds- og
bruksnummer”. Så hvorfor ikke skrive noe om dette?
Teksten jeg skriver om over er adskilt med et par blå
streker. De skal sikkert rydde i fakturaen. Sorry altså, men det gjør nesten
vondt verre. Disse strekene bidrar bare til å fylle opp i en allerede overfylt
faktura.
Som skatteyter har jeg på dette punktet i gjennomgangen av
fakturaen allerede brukt en del tid på å oppnå én ting: Forvirring og
irritasjon. Så nå blir det viktig at resten av fakturaen løfter meg opp til å
bli en motivert skatteyter. Slik går det dessverre ikke:
Første post er
EIENDOMSSKATT. Den er ført opp som terminbeløp, så jeg velger nå tro at
betegnelsen ÅRSGEBYR EIENDOM er misvisende. Jeg skal trolig betale én av fire
årlige regninger med eiendomsskatt. Greit nok. Men hva betyr 49900 0/0 A 3,9?
Nå kommer et nytt begrep inn – pris. Den er listet til 0,00 for seks
forskjellige poster. Hvorfor, hva gjør denne posten i min faktura?
Så kommer en annen kalt grunnlag. Også denne er listet til
0,00 for seks forskjellige poster. Jeg
må spørre igjen - hvorfor, hva gjør denne posten i min faktura?
Neste post er AKONTO VANN HYTTE – ”25 M3 A 6,14”. Her er det vel snakk om at jeg skal betale kr
6,14 for 25 kubikkliter vann. Problemet er bare at regnestykket så vidt jeg kan
se ikke stemmer. Det blir ”153,5”, ikke ”38,38*” slik det er ført opp. Skatteyteren
er ikke lenger forvirret, nå er jeg i ferd med å falle helt av. Men prisen er
jo veldig lav, så jeg burde kanskje ikke bry meg.
Forklaringen på ”regnefeilen” er naturligvis at dette er et
kvartalsbeløp. Men jeg mener at oppsettet er feil, eller i mer forsonede
ordelag: Dette kan settes opp bedre og mer forståelig.
Jeg kunne også godt tenkt meg en liten forklaring om ordet
AKONTO. Er dette kommunens måte å si at forbruket er stipulert og at jeg på et
gitt tidspunkt får en avregning mot faktisk forbruk? Dette hører kanskje ikke
hjemme i den aktuelle fakturaen, men spørsmålet har betydning for meg som hytteeier.
Før jeg går videre tar jeg med at datospennet ”FRA
01.10.2016 TIL 31.12.2016” er ført opp
seks ganger i fakturaen. Det kan kanskje holde med én oppføring hvis
teksten redigeres bedre? For mange vil kanskje ”Kostnad for 4. kvartal 2016”
være like god opplysning?
VANN HYTTE FASTGEBYR
kommer på neste linje, og det er godt å se at vi nå er enige om at
fakturaen gjelder en hytte. Dette ordet kommer
jo først nesten i slutten av fakturaen. Teksten er dessverre ikke helt god og lyder ”1
BOENH A 605”. Det er vel da snakk om kr
605,-? Det er uklart for meg hvorfor det informative ordet hytte nå skal
skjemmes av at den mindre dekkende
forkortelsen BOENH legges til, men det er mulig at dette har en god forklaring?
Her stemmer imidlertid regnestykket kr 605 delt på fire kvartal gir helt riktig
summen 151,25.
Fem av seks poster er merket med * og en forklaring om at mva
skal legges til postene. Da burde en bjelle ringe om at stjernen heller bør stå
ved den ene posten som avviker fra de
seks, ikke ved de fem som avviker fra
den ene. Hva med heller å skille ut eiendomsskatten og eventuelt forklare at
dette er den eneste posten som ikke skal ha mva? Eller enda bedre – hva med å
redigere teksten slik at vi slipper slike stjerner?
Så følger AKONTO AVLØP – HYTTE og AVLØP HYTTE FASTGEBYR. Her
gjelder i korte trekk de samme innvendingene jeg har nevnt over om teksten om
vann. Jeg tør også hevede at ordet FASTGEBYR ikke er verdens beste. Ordet refererer
til en innbetalingsrutine – et fast gebyr, men det finnes trolig en bedre måte
å skrive dette på. Kanskje kommunen heller kan skrive noe om «din kostnad for å
ha vanntilførsel» eller lignende.
Nederst er HYTTERENOVASJON ført opp med ”1 FELLES A
607”. Dette er en ”riktig” betegnelse og
viser til to konteinere vi har plassert på et fellesområde. Jeg synes
imidlertid at ordet hytterenovasjon er feil. Det høres ut som om det gjelder
selve hytta, men vi er vel enige om at det dreier seg om avfallet jeg produserer. Rent
kommunikasjonsmessig synes jeg derfor at ordet bør byttes ut med noe mer
dekkende. Kanskje rett og slett avfallsservice
er et bedre ord? Eller noe om to konteinere, en for restavfall og en for papir?
Mot slutten er ordet SUM og BELØP brukt et par ganger uten
at det er nødvendig. Dette er smådetaljer, men når ord er overflødige, bør de
strykes.
Nederst følger en setning om du kan betale på en annen måte
hvis du vil. Jeg må innrømme at jeg synes at budskapet her er relativt
elementært og virker undødvendig å ha med, men det er mulig at setningen bør være med. Da bør den skrives
aktivt og i klarspråk.
Mine anbefalinger om teksten i fakturaen:
- Se for deg hytteeierens opplevelse av fakturaen og utform teksten slik at blir hyggelig å lese den
- Samle tekst om hvert tema, ikke spre det rundt i fakturaen.
- Ikke bruk formuleringer og ord som skaper avstand mellom kommunen og hytteeieren
- Det holder å skrive ting én gang, ikke gjenta
- Luk ut alt mulig tomt slagg fra fakturasystemet og hold dette unna fra fakturaen
Layout
I min skisse til en bedre utformet faktura, har jeg vist
noen mulige løsninger for hvordan en faktura kan se ut. Dette er naturligvis
bare snakk om en helt amatørmessig skisse laget på kjøkkenbordet, men tror
poengene mine er relativt lette å forstå.
Hovedproblemet med fakturaen slik den er i dag, er at det er vanskelig å få
oversikt. Vesentlig og uvesentlig informasjon er presentert på samme måte. En
mer mottakerorientert faktura, er slik:
- det viktigste er uthevet
- farger og fonter understøtter teksten
- figurer/ikoner hjelper mottakeren til å forstå
- alt i fakturaen henger sammen og gir en komplett og kvalitetssikret opplevelse
Man kan sikkert innvende at det er vanskeligere å designe en
faktura enn en vilkårlig brosjyre. Det er sikkert tilfelle, men er Fredrikstad
kommune i det lange løp tjent med å sende ut fakturaer som mottakerne ikke
klarer å sette seg inn i?
Jeg tror at kommunen i det lange løp tjener på å ta det
tunge løftet med å utforme fakturaene mer kundevennlig. Min teori er at denne
utgiften på lang sikt er en bagatell sammenlignet med hva kommunen tjener på å
kommunisere effektivt med hytteeierne.
Grunnleggende og utvidet kommunikasjon
Når teksten er klar og layouten er god, kan avsenderen også
vurdere om man skal inkludere informasjon som viser at avsenderen virkelig
behersker å kommunisere. Mottakeren kan aktivt inviteres til å kommunisere med
avsenderen og mottakeren kan få tips om hvordan han/hun kan leser mer om hva
fakturaen omfatter og eventuelt påvirke den.
Dette er et nytt og langt kapittel som går utover hva jeg kan komme inn på her.
Men jo lenger avsenderen går i å tilpasse kommunikasjonen til mottakeren, jo
blidere blir mottakeren. Det er nok i korte trekk mitt hovedbudskap: Gjør denne
fakturaen bedre, så vil kommunen sikkert få noen hyggelige tilbakemeldinger fra dem som
skal betale den.